Czy faktura VAT musi być podpisana przez wystawiającego (sprzedawcę)?

Czy FV, musi być podpisana? Podpowiadamy!

To kwestia, która zastanawia wielu przedsiębiorców i nie jest jednoznacznie wyjaśniona w przepisach. Jednak po wstąpieniu Polski do Unii Europejskiej zniesiono obowiązek podpisu sprzedawcy oraz pieczątek firmowych na fakturze, więc nawet bez nich może być ona uznawana za dokument księgowy. Istnieją oczywiście wyjątki takie jak:

• faktury korygujące (na minus);
• faktury na rzecz rolników ryczałtowych (faktura VAT-RR);
• noty korygujące.

Są to dokumenty, które muszą zostać opatrzone podpisem.

Według Ministerstwa Finansów faktura jest prawidłowo wystawiona wtedy, gdy zawiera wszystkie niezbędne elementy, które są wyszczególnione w art. 106e ust.1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 nr 54 poz.535), tj.:

Faktura VAT powinna zawierać:

• datę wystawienia;
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one wcześniej uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawkę podatku;
• sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
• kwotę należności ogółem.

Oprócz tego, są też dodatkowe elementy faktury, wykorzystywane w wyjątkowych przypadkach:

– „odwrotne obciążenie”- jeśli rozliczeniem podatku od towarów i usług jest obarczony nabywca;
– „samofakturowanie”- jeśli nabywca wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy;
– „metoda kasowa”- jeśli sprzedawca wybrał taką metodę rozliczania podatku od towarów i usług;
– „procedura marży dla biur podróży”- w przypadku świadczenia usług turystycznych, gdzie podstawę opodatkowania stanowi kwota marży;
– „procedura marży towary używane” – w przypadku towarów używanych, przedmiotów kolekcjonerskich, antyków oraz dzieł sztuki, gdzie podstawę opodatkowania stanowi kwota marży.

Na podstawie art. 106e ust. 1 pkt 19 ustawy o VAT, w przypadku dostawy towarów bądź świadczenia usług przez podatnika zwolnionego przedmiotowo lub podmiotowo z VAT, należy wyodrębnić na fakturze:

– przepis aktu wydanego na podstawie ustawy lub ustawę, na podstawie której podmiot został zwolniony z VAT,
– przepis dyrektywy, która zwalnia podatnika z VAT,
– inną podstawę prawną, która zwalnia podmiot z VAT.